Подготовка к выступлению: план речи и подготовки по дням

Как подготовиться к выступлению и не писать речь в ночь перед ним

Выступление через неделю, и кажется, что времени полно. Потом остаётся два дня, текст пишется вечером, слайды ночью, а утром оказывается, что десять минут речи на деле двадцать. На сцене ты читаешь с листа, слушатели смотрят в телефоны, а главное, ради чего всё затевалось, звучит скороговоркой на последней минуте.

На деле подготовка складывается из девяти шагов, от 15 минут до двух часов каждый. Если разложить их по дням, в день выходит один-два шага, а канун остаётся для файлов и сна. Инструмент выше делает это сам и заодно делит минуты речи на части: начало, главные мысли и итог.

План речи: из чего состоит выступление

Хорошее выступление почти всегда устроено одинаково, будь то доклад на семинаре, отчёт перед руководителем или речь на свадьбе друга:

• Начало, около 10% времени. Зацепка: вопрос залу, неожиданная цифра, короткая история или проблема, знакомая слушателям. Потом одной фразой, о чём речь и что слушатели получат.
• Две-четыре главные мысли, поровну. Каждая начинается с самой мысли одной фразой, дальше пример, цифра или история, которая её доказывает. За десять минут слушатель уносит с собой две-три мысли, а не десять, поэтому лишнее лучше вырезать.
• Итог, около 15%. Главная мысль ещё раз, коротко, и что сделать слушателям: запомнить, решить, попробовать, задать вопросы.

Для речи на 10 минут это выглядит так: 0:00-1:00 начало, 1:00-3:30 первая мысль, 3:30-6:00 вторая, 6:00-8:30 третья, 8:30-10:00 итог. Инструмент считает такие отрезки для любой длины речи.

Сколько слов, слайдов и мыслей в выступлении

Спокойная речь это около 110 слов в минуту. Для обычного доклада удобно правило «слайд на минуту плюс титульный». Отсюда таблица:

Засеки себя на одном абзаце: если говоришь быстрее или медленнее, поправь число слов под свой темп. На защите диплома слайды идут чаще, раз в 40-50 секунд, и для неё есть отдельный план подготовки к защите с вопросами комиссии.

Что входит в подготовку

1. Узнай условия

   Сколько минут дают, кто будет слушать, будет ли проектор и кликер, во сколько и после кого выступаешь, будут ли вопросы. От этого зависит всё остальное.

2. Сформулируй главную мысль

   Одна фраза на листе: что слушатели должны запомнить или решить после выступления. Всё, что на неё не работает, можно выбросить, даже если жалко.

3. Составь план речи по минутам

   Начало, главные мысли и итог, по строке на каждую часть. Пока без текста: так видно, о чём выступление, и сразу понятно, влезает ли оно в регламент.

4. Подбери примеры и цифры

   К каждой мысли факт, случай или история. Слушатели запоминают пример, а через него и мысль. Источники запиши сразу: на вопрос «откуда цифра» нужен ответ.

5. Напиши текст под регламент

   Короткие фразы, как говоришь, а не как пишешь. Первые две фразы и последнюю выучи дословно: начало помогает пройти волнение, а конец не даёт закончить на «ну, вот, как-то так».

6. Сделай слайды или карточку

   На слайде одна мысль крупно и картинка, схема или график вместо абзацев. Без слайдов: карточка с 3-5 опорными словами на каждую часть речи, крупно, на одном листе.

7. Подготовь ответы на вопросы

   Выпиши 5 вероятных вопросов и ответь на каждый вслух за 30 секунд: прямой ответ, довод, пример.

8. Прогони речь вслух с таймером

   Два-три раза, пока не уложишься в регламент с запасом. Где запинаешься, там упрощай фразу, а не учи её.

9. Прогон перед человеком или на видео

   Друг слушает и говорит, где непонятно. Если никого нет, запиши себя на телефон: сразу видно, где тараторишь и где «э-э».

Прогонять удобно по таймеру: помодоро таймер в своём режиме на 5 или 10 минут показывает, сколько осталось.

Сколько времени нужно на подготовку

Чем длиннее речь, тем дольше текст, слайды и прогоны. Сумма всех шагов без кануна:

Спокойный срок полторы недели: по шагу в день, и для речи до 10 минут это от 15 минут до полутора часов в день. Раньше чем за 10 дней начинать мало смысла, текст забудется, поэтому инструмент растягивает план максимум на 10 дней. Если выступление внутри большого проекта, сначала разложи сам проект в обратном планировании от дедлайна.

Пример: презентация на работе через 10 дней

Аня полгода работает аналитиком. Сегодня понедельник, 9 ноября, а в четверг, 19 ноября, она показывает руководителям итоги проекта: 10 минут, со слайдами. Последний день уходит на файлы, девять шагов делятся на девять дней, по одному в день.

Главная мысль Ани: «проект окупится за полгода, если запустить его в декабре». Под неё три мысли: что сделано, что показали цифры, что нужно от руководителей. Если в субботу слайды не получились, в воскресенье план покажет пропущенный день, а «Пересобрать с сегодня» разложит оставшиеся шаги на дни до кануна.

Если выступать завтра

Всё за вечер не сделать, и не нужно. Инструмент оставит главное: главную мысль, план речи, текст, простые слайды или карточку и один прогон по таймеру. Для 10 минут со слайдами это около четырёх часов. Примеры возьми те, что уже знаешь, а вопросы подождут. Ночью спать: уставший человек сбивается даже на выученном.

Как справиться с волнением

Волноваться перед выступлением нормально, это не значит, что ты плохо подготовился. Помогает простое:

• Выучить дословно первые две фразы: самые трудные полминуты пройдут на автомате.
• Прогнать речь вслух хотя бы два-три раза. Знакомый текст пугает меньше, чем написанный вчера.
• Перед выходом сделать несколько медленных выдохов, длиннее вдоха.
• Смотреть на тех, кто кивает, а не на тех, кто в телефоне.
• Сбился, делай паузу и смотри в карточку. Пауза со стороны выглядит увереннее, чем «э-э».

Частые ошибки

• Начинать с «Тема моего доклада». Первые секунды самые ценные, отдай их зацепке.
• Рассказать всё, что знаешь. Десять мыслей не запомнит никто, две-три запомнят.
• Читать со слайдов. Если текст на слайде, слушатели читают его быстрее тебя и перестают слушать.
• Не уложиться во время. Обычно отрезают как раз итог. Прогон с таймером обязателен.
• Проверять презентацию только на своём ноутбуке. PDF и копия в почте спасают, когда в зале другой компьютер.

Если выступление на собеседовании или в первые недели на новой работе, пригодятся план подготовки к собеседованию и план на испытательный срок.

Как это делает Капля

Капля не выйдет за тебя на сцену, но держит в голове весь путь до выступления. Напиши ей «доклад на конференции 19 ноября», и она поставит цель со сроком, набросает этапы и покажет в плане цели, где ты сейчас. Каждый день в «Делах» будет понятный шаг, а для прогонов есть «Фокус» с таймером на 15, 25 или 50 минут.

Этот инструмент хорош, чтобы расписать одно выступление. Когда рядом учёба, работа и ещё пара целей, удобнее, чтобы план на день собирался из всех сразу: как это устроено, написано в гайде про тайм-менеджмент для студентов.

Вопросы и ответы